„Arbeit ohne Verschwendung“

 
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Wäre es nicht schön, jeden Tag aus dem Büro zu gehen, mit dem Gefühl wirklich etwas geschafft zu haben? Die Realität sieht oft anders aus ... hier noch ein Anruf, da noch ein spontaner Termin, die 148.713 Mails möchten auch noch gecheckt werden und was ist mit dem Bericht aus dem letzten Meeting?

Müde macht uns die Arbeit,
die wir liegenlassen, nicht die, die wir tun.
— Marie von Ebner-Eschenbach
 

Um unseren Workflow optimaler zu strukturieren und Zeitkiller zu identifizieren, besuchten wir im September den Tagesworkshop Lean Office von der einfach.effizient. Unternehmensberatung.

Was bedeutet eigentlich Lean Office
Lean steht für fließen. Die Arbeit sollte ständig im Fluss sein und Verschwendung reduziert werden.

Anhand eines sehr einleuchtenden Beispiels, stellen wir den Arbeitsablauf der meisten Unternehmen nach. Wir waren nun der Hersteller von Papierbooten und mussten die gewünschte Menge an neuen Schiffen pünktlich und mit höchster Qualität abliefern. Schnell stellte sich heraus, dass an verschiedenen Stellen der Produktion die Prozesse ins Stocken gerieten, sodass wir mächtig Zeitdruck bekamen und durch das Hetzen die Qualität sehr litt. Um dieses Problem zu optimieren, stellten wir anschließend auf das Kanban-Prinzip um. Hierbei geht man nach dem Hol-Prinzip vor: Sobald ein Arbeiter freie Kapazitäten hat, nimmt der dem vorgelagerten Produktionsschritt Arbeit ab. Das Experiment funktionierte. Die Arbeit lief viel entspannter, die Schiffe waren pünktlich fertig und die Qualität war optimal.

 
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Manchmal braucht man einen Impuls von außen, um zu identifizieren, welche Zeitfresser im Unternehmen lauern. Das Team der einfach.effizient.Unternehmensberatung machte uns deutlich, wo überall "das Böse" lauert und wie man dem entgegenwirken kann. Man sollte sich bewusst machen, dass die aktuelle Lösung immer verbessert werden kann und dass zu starre Regeln und Spezialisierungen auch ins Negative führen können.

 
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Wir haben aus diesem Workshop für uns als Agentur ganz besonders das Kanban-Prinzip mitgenommen. Das Projektmanagement-Tool Trello hilft uns dabei und ist nun fester Bestandteil unserer täglichen Planung. Besonders gut hat uns die authentische Art der beiden Refrenten Ingo Körner und Stephan Tuinman gefallen. Mit echtem Entertainment-Faktor haben die beiden uns als Teilnehmer das Thema Lean Office schmackhaft gemacht. Was anfangs eher trocken klingt, macht durch einfach.effizient. wirklich Spaß!

Von Jessica Günter